Activităţi:
1.Gestionarea colecţiilor existente şi a noilor publicaţii intrate în fondurile bibliotecii;
2.Organizarea unei funcţionări optime a serviciului prin:
- definirea regulilor de gestionare şi conservare;
- verificarea condiţiilor de conservare şi depozitare corectă a colecţiilor: temperatură, umiditate;
- stabilirea condiţiilor necesare pentru comunicarea rapidă a documentelor;
- stabilirea relaţiilor de colaborare cu celelalte servicii ale bibliotecii
3. Organizarea normelor interne şi activităţilor necesare pentru conservarea colecţiilor:
- verificarea stării fizice a documentelor,
- stabilirea publicaţiilor care necesită recondiţionare,
- stabilirea listelor de publicaţii deteriorate fizic ce trebuiesc casate,
- utilarea spaţiilor depozitului cu aparatura necesară pentru păstrarea integrităţii colecţiilor,
- stabilirea unui plan eficace pentru măsuri în caz de mutare a colecţiilor în alte spaţii,
- redistribuirea colecţiilor sau măsuri în caz de urgenţă,
4.Stabilirea şi organizarea activităţilor legate de verificarea cotidiană şi periodică a fondurilor:
- înregistrarea statisticii zilnice
- păstrarea unei evidenţe clare a cărţilor intrate periodic în colecţiile bibliotecii şi a modificărilor survenite în sistemul de cotare şi depozitare a publicaţiilor
- efectuarea pe baza documentelor de care dispune, statistica anuală a tuturor publicaţiilor intrate în fondul de carte
- organizarea în mod raţional şi eficace a controlului fondurilor şi rezolvarea neregulilor ivite (în mod obiectiv) în desfăşurarea activităţii
- verificarea comunicării corecte a documentelor (împrumuturi, restituiri cotidiene)
- asigurarea bunei desfăşurări a activităţilor ivite pe parcurs (expoziţii, bibliografii, modificări şi prelucrări ale fondurilor), activităţi desfăşurate cu participarea altor servicii.
Serviciul Conservarea colecţiilor a luat fiinţă odată cu înfiinţarea Bibliotecii. Este un serviciu cheie al Bibliotecii. Indiferent de denumirile pe care le-a avut de-a lungul vremii, acest Serviciu a acumulat aproape întreaga cantitate a ofertei Bibliotecii Centrale Universitare „Mihai Eminescu”, având în acelaşi timp, marea responsabilitate a gestionării, conservării şi comunicării colecţiei de documente.
Între Serviciul Conservarea colecţiilor şi celelalte departamente există o strânsă relaţie, ceea ce solicită, totodată, o colaborare pe măsură. Începând cu predarea tranşelor de cărţi nou achiziţionate, trecând prin activitatea de împrumut, efectuată de către departamentele care se ocupă cu corectarea bazei de date, apoi prin împrumuturile care se fac pentru efectuarea de bibliografii, Serviciul Conservarea colecţiilor se află într-o conexiune organică cu serviciile respective din cadrul bibliotecii, participând activ la problemele ei. De asemenea, prin gestionarea întregului fond de uzuale din cadrul fiecărui birou, s-a realizat relaţia între Serviciul Conservarea colecţiilor şi toate serviciile din cadrul bibliotecii.
Comunicarea documentelor se desfăşoară în colaborare cu Departamentul Relaţii cu publicul. Activitatea celor două departamente nu poate funcţiona decât împreună, în bune relaţii, mai ales dacă avem în vedere că acela care profită (şi care trebuie să profite) de pe urma acestei bune relaţii este beneficiarul; de fapt, acesta este un indicator de bază al eficienţei Bibliotecii, ca sistem şi ca instituţie.
În momentul actual, Serviciul Conservarea colecţiilor gestionează un fond de publicaţii (format din cărţi, depozitate pe criteriul formatului, şi din periodice – revistele, anuarele, almanahurile și calendarele fiind depozitate pe criteriul formatului, şi ziarele depozitate alfabetic) de peste 1.400.000 unităţi bibliografice, ceea ce reprezintă aproximativ 25.000 metri liniari.
