Serviciul Completarea, Dezvoltarea şi Evidenţa Colecţiilor reprezintă o componentă importantantă în existenţa unei biblioteci, fiind „poarta de intrare” a tuturor documentelor (cărţi, publicaţii periodice, standarde, manuscrise, hărţi şi alte documente) în bibliotecă, asigurând creşterea firească a fondurilor de publicaţii. Cele trei activităţi se succed şi se completează, realizând un tot unitar care, în final, să poată oferi, împreună cu celelalte servicii, cât mai multe informaţii despre documentele aflate în colecţiile existente în bibliotecă.
Completarea - dezvoltarea colecţiilor
Completarea colecţiilor poate fi curentă (reprezintă metoda prin care colecţiile bibliotecii se menţin actuale) şi retrospectivă (se procură publicaţii de mare valoare documentară sau care asigură continuitatea/completarea unor colecţii deja existente).
Se poate realiza prin:
- cumpărarea directă de la edituri, distribuitori, persoane fizice/juridice autorizate, pe baza ofertelor făcute (online, catalog editorial, prezentări editoriale, recenzii, semnalări din presă, bibliografia naţională şi locală, reviste de specialitate), în condiţiile în care, în acest moment, există în România peste 7000 de edituri înregistrate la Biblioteca Naţională a României
- colaborarea cu distribuitori de carte străină prin ofertele făcute de către aceştia
- participarea la târguri de carte
- prin efectul Legii Depozitului Legal (Legea nr 111 / 1995), de care beneficiază şi BCU Iaşi
- donaţii de la persoane fizice/juridice
- schimb intern (cu biblioteci universitare din ţară) şi internaţional cu diverşi parteneri (biblioteci de diverse tipuri din întreaga lume) interesaţi de publicaţiile apărute în România (în limba română sau într-o limbă de largă circulaţie)
- transfer, de la diverse biblioteci, care, din varii motive, pot pune la dispoziţie exemplare, ce pot să întregească anumite colecţii existente
- propuneri de la cei care frecventează biblioteca, prin completarea formularului „Propuneri pentru achiziţii„
Întregul proces de alegere a documentelor de bibliotecă are în vedere câteva principii de care trebuie să se ţină cont:
- structura colecţiilor existente (BCU Iaşi este o bibliotecă enciclopedică)
- profilul bibliotecii
- dinamica pieţei de tipărituri
- beneficiarii bibliotecii (profesori, studenţi, doctoranzi, cercetători, nespecifici
- propunerile făcute de aceştia
- consultarea cu secretarii ştiinţifici din facultăţile deservite prin intermediul şefilor de filiale
- frecvenţa împrumuturilor per titlu şi domeniu acoperit
- suportul pe care este distribuită publicaţia (print, on-line, unităţi optice)
- spaţiul de depozitare existent în bibliotecă.
Evidenţa colecţiilor
Procesul de evidenţă a colecţiilor ce se constituie din: primirea, ştampilarea şi inventarierea publicaţiilor intrate în bibliotecă are ca scop conservarea colecţiilor, planificarea, organizarea şi desfăşurarea activităţii de bibliotecă, dar şi de realizare a unor statistici necesare în activitatea de completare/dezvoltare a fondurilor de publicaţii existente într-o bibliotecă. Această etapă, în cursul firesc al unui document într-o bibliotecă, „rezolvă” mai multe aspecte din punct de vedere:
- financiar – contabil
- de a atribui „documentului” un loc în bibliotecă (cotă) dar şi în REGISTRUL INVENTAR – „oglinda intrărilor într-o bibliotecă”, ceea ce reflectă provenienţa, dinamica, mărimea, valoarea şi structura colecţiei de publicaţii a bibliotecii
- de realizare a RMF – ului (Registru de Mişcare a Fondurilor) care sintetizează toate intrările şi ieşirile dintr-o bibliotecă
- înregistrarea primară a cărţilor în catalogul on-line folosind sistemul integrat de bibliotecă ALEPH
- actualizarea informaţiilor privind starea cărţii/documentului.
Orice propunere, coroborată cu resursele financiare de care dispune biblioteca, este binevenită din perspectiva politicii de achiziţii. Completarea formularului „Propuneri pentru achiziţii” este de un real folos în diversificarea colecţiilor bibliotecii.
