Indexarea este metoda cea mai utilizată astăzi pentru a accede la conţinutul intelectual al unei biblioteci. În esenţă, aceasta constă în analiza conţinutului documentelor, identificarea noţiunilor, conceptelor cheie care le definesc şi transpunerea acestora din limbajul natural într-un limbaj de indexare.
Până în 1995, descrierea conţinutului documentelor s-a realizat exclusiv prin alocarea indicilor de clasificare zecimală universală (CZU) (fapt ce a permis organizarea sistematică a colecţiilor bibliotecii).
O dată cu implementarea unor softuri performante de bibliotecă, activitatea de indexare s-a orientat, cu precădere, spre transpunerea conţinutului documentelor prin descriptori de subiect, facilitând utilizatorilor accesul mult mai rapid la informaţie.
Activităţi specifice:
- prelucrarea curentă a documentelor
- elaborarea descrierilor de autoritate pentru subiecte nume comune şi nume colective
- întreţinerea listelor de autoritate existente (completări, corecţii, unificări)
- prelucrarea documentelor neindexate aflate în fondurile bibliotecii
- modificări, corecţii, actualizări ale descriptorilor de subiect
- verificări şi actualizări ale indexării lucrărilor unui autor, lucrărilor cu acelaşi titlu (ediţii, limbi de publicare diferite etc.)
- scanarea selectivă a cuprinsului documentelor cu conţinut complex, abordare interdisciplinară, insuficient redat prin intermediul descriptorilor de subiect
- participare la proiectul naţional coordonat de Biblioteca Naţională a României de validare a Ghidului de indexare LIVES-RO
- activitate de cercetare-documentare în scopul formării continue
- participare la conferinţe, întâlniri profesionale
Pe lângă activităţile specifice, colectivul Departamentului Indexare este implicat şi în activităţi conexe:
- promovarea serviciilor bibliotecii (expoziţii de carte, promovare prin intermediul reţelelor de socializare)
- colaborare internă în scopul îmbunătăţirii serviciilor oferite utilizatorilor
- consultanţă de specialitate oferită bibliotecarilor din zona Moldovei
